Бухгалтерский аутсорсинг: как перейти на аутсорсинг бухгалтерии – пошаговая инструкция

Налоговый учет считается важнейшей частью работы любой организации. Однако зачастую штатные специалисты просто не справляются с имеющимся объемом работы. В этом случае целесообразно воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Содержание статьи

Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг?

 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Это форма сотрудничества, предусматривающая передачу функций по ведению бухгалтерии, организации бухучета и сдаче отчетностей в контролирующие органы сторонним специалистам. Данный способ оптимизации позволяет организации сконцентрировать свое внимание на основном бизнесе.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

На практике используется 4 основных варианта данной услуги:

  • бухгалтерское консультирование;
  • выборочный аутсорсинг;
  • полный аутсорсинг;
  • ведение учета от лица главбуха.

Бухгалтерское консультирование

Наиболее доступной и простой аутсорсинговой услугой считается консалтинг. Он используется, когда у руководства организации возникает необходимость в контроле деятельности штатных бухгалтеров. Внешний консалтинг также актуален в процессе сотрудничества с иностранными компаниями.

В целом бухгалтерский консалтинг является достаточно полезной услугой, которую многие организации используют даже в том случае, если деятельность бухгалтерии не вызывает каких-либо вопросов. Консультации опытных специалистов позволяют быть в курсе последних изменений налогового законодательства.

Выборочный аутсорсинг

Выборочный бухгалтерский аутсорсинг фирмы предполагает делегирование части функций. Такая услуга актуальна в том случае, если руководство организации желает сохранить за собой частичный контроль над работой отдела. Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг также используется при сокращении данного подразделения.

Полный аутсорсинг

Эта форма услуги предусматривает передачу всех бухгалтерских задач сторонней компании. Простыми словами, такая услуга нивелирует целесообразность наличия штатной бухгалтерии. Данный вид аутсорсинга требует от исполнителя полной вовлеченности в процессы организации-заказчика.

Ведение учета от лица главного бухгалтера

Аутсорсинговые услуги также предусматривают ведение бухгалтерии от лица главбуха. В данной ситуации аутсорсер получает право подписи в налоговой документации. Для заказчика плюсом является возможность не тратить время на обработку бухгалтерских документов. Основной минус – отсутствие контроля над работой аутсорсера.

Какие функции бухгалтерии можно передать на аутсорс?

 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерии предполагает передачу новому партнеру таких функций:

  • ведение гроссбуха;
  • работа с финансовыми и банковскими учреждениями;
  • ведение учетной политики предприятия;
  • планирование действий, направленных на законное снижение расходов на уплату налогов, пошлин, сборов и других обязательных платежей;
  • составление счетов и управленческих отчетностей;
  • расчет зарплаты;
  • работа с регистрационными документами и т.д.

Отдельно стоит отметить, что компании-аутсорсеры также осуществляют защиту заказчика в налоговой инспекции и прочих государственных органах. В обязанности этих организаций также может входить сопровождение клиента в процессе налогового или инициативного аудита, регистрация изменений в учредительных документах и т.д.

Пошаговая инструкция: как перейти на аутсорсинг бухгалтерии

Алгоритм перехода на аутсорсинг бухгалтерского учета состоит из таких шагов:

  • анализ текущего состояния фирмы;
  • принятие решения об аутсорсе;
  • выбор подрядчика;
  • разработка условий контракта и заключение договора;
  • налаживание механизма взаимодействия с подрядчиком;
  • контроль его деятельности.

Анализ состояния компании и принятие решения об аутсорсе

Принятие решения о введении стороннего бухгалтерского сопровождения должно быть подкреплено соответствующими цифрами и реальными фактами.

Во-первых, должен быть проведен полноценный анализ финансового положения организации. Во-вторых, аудиторская проверка должна выявить имеющиеся проблемы в развитии бизнеса. В-третьих, руководству предприятия следует расставить стратегические приоритеты и актуализировать цели. Наконец, в процессе аудита необходимо выявить те задачи и функции, которые требуют срочной оптимизации.

После проведения анализа и получения конкретных результатов, участники рабочей группы представят свой вывод генеральному директору компании или собственнику бизнеса. И только он может поставить финальную точку в вопросе целесообразности  заказа такой услуги как аутсорсинг налогового учета.

Выбор компании-подрядчика

Не менее ответственным этапом является выбор компании-подрядчика. Ошибка приведет к необходимости оперативной замены партнера и повторному проведению длительной перестройки компании для работы в обновленных условиях.

Подробнее об особенностях выбора компании-подрядчика можно узнать в разделе «Как выбрать компанию для аутсорса».

Разработка условий контракта и заключение договора

После выбора подрядчика создается специальная проектная группа, в которую обычно входят специалисты обеих сторон контракта. В процессе разработки договора должен обязательно участвовать опытный юрист. Если у компании нет собственного специалиста, рекомендуется воспользоваться услугами приглашенного консультанта по вопросам юриспруденции.

При обсуждении условий договора следует прислушиваться к мнению компании-аутсорсера. Это обусловлено тем, что подрядчик, как правило, имеет куда больший опыт в решении вопросов, связанных с бухгалтерским сопровождением. Также рекомендуется не торопить события и досконально обсуждать все важнейшие аспекты взаимодействия.

Заключая контракт, следует обратить внимание на то, сколько стоит бухгалтерский аутсорсинг. Цена должна устраивать и заказчика, и подрядчика. Еще один важный момент – тип аутсорсинга, он должен быть прописан в контракте.

Читать
Франшиза: основные понятия и виды франшиз, условия сотрудничества

Налаживание механизма взаимодействия с аутсорсером и контроль работы

Заключение договора – это только лишь часть процесса взаимодействия между заказчиком и аутсорсером. Поначалу новый формат работы бухгалтерии может вызвать некоторые трудности. Они могут касаться как рабочих моментов, так и психологических аспектов. Например, коллектив может неправильно воспринять приглашение сторонних специалистов.

В этом случае требуется разъяснительная работа. Руководству следует досконально объяснить функции аутсорсера. Также, возможно, придется сообщить об увольнении тех работников, в чьих услугах организация уже не нуждается. Для более мягкого перехода к новому формату деятельности обычно разрабатывается новое положение о работе компании, с содержанием которого должны быть ознакомлены все сотрудники.

Подробнее об особенностях сотрудничества с «провайдером» аутсорсинговых услуг можно узнать в разделе «Как правильно взаимодействовать с подрядчиком».

Преимущества и недостатки аутсорса бухгалтерии

 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг услуг бухгалтерии имеет как плюсы, так и минусы. Основное преимущество заключается в возможности снижения расходов на услуги штатных бухгалтеров. При правильном выборе компании-подрядчика также можно рассчитывать на повышение качества бухучета. Среди других плюсов можно отметить:

  • возможность перекладывания ответственности за результат;
  • конфиденциальность предоставляемых услуг.

Снижение затрат на услуги бухгалтерии

Работа «офисного» бухгалтера требует соблюдения целого ряда условий. Во-первых, ему необходимо качественно оборудованное рабочее место, предусматривающее наличие персонального компьютера, специального программного обеспечения и различной оргтехники.

Во-вторых, любой штатный сотрудник получает зарплату вне зависимости от того как регулярно он выполняет свои обязанности. Работодателю придется платить специалисту даже, когда он находится в отпуске, декрете или на больничном. В-третьих, работодателю также придется выплачивать налоги. Обязательные платежи в ФСС и ПФР могут достигать более 30% от зарплаты штатного бухгалтера!

В отличие от «офисных» сотрудников, аутсорсеры имеют все необходимое оборудование для бухгалтерского обслуживания. Кроме того, им не нужно платить зарплату в тот момент, когда они не выполняют свои функциональные обязанности.

Также в соответствие с действующим законодательством, услуги аутсорсеров могут проходить, как операционные расходы. Следовательно, компании-заказчику не придется платить НДС. Благодаря приглашению внештатных бухгалтеров, компания может снизить расходы на обслуживание специалистов на 30-35%.

Качество услуг

Аутсорс бухгалтерии может повлиять не только на количественную, но и на качественную составляющую деятельности организации. В аутсорсинговых компаниях обычно работают высококвалифицированные специалисты, которые готовы помочь в решении самых сложных задач.

Кроме того, в штате подрядчика должна работать команда юристов, знающих все аспекты отечественного законодательства. Эти специалисты готовы оперативно реагировать на любые изменения закона, что существенно повышает качество предоставляемых услуг.

Ответственность за результат

Еще один плюс аутсорсинговых бухгалтерских услуг – возможность переноса ответственности на компанию-подрядчика. Согласно заключенному договору аутсорсер должен быть ответственен за возможное нанесение вреда репутации заказчика в результате неграмотной бухгалтерской деятельности.

В правильно заключенном контракте компания-подрядчик берет на себя риски, связанные с возмещением ущерба. Благодаря этому исполнитель будет заинтересован в отсутствии каких-либо ошибок в результате своей деятельности.

Конфиденциальность

В договоре о сотрудничестве также должен быть указан пункт о сохранении коммерческой тайны. Согласно контракту аутсорсер не имеет права разглашать любую информацию, связанную с бухгалтерской деятельностью заказчика. В случае несоблюдения этого пункта договора, по отношению к компании-исполнителю будут применены штрафные санкции.

Главным недостатком аутсорсинга бухгалтерии является возможная утечка информации. Никто не застрахован от выбора в пользу мошеннических аутсорсинговых компаний, которые могут воспользоваться конфиденциальными данными заказчика в своих целях. К минусам данной услуги также стоит отнести:

  • возможную потерю репутации;
  • кадровый риск;
  • отсутствие оперативной реакции на запросы руководства.

Потеря репутации

Любая ООО, решившая воспользоваться услугами аутсорсеров, должна быть готова к определенным рискам. Прежде всего, заказчик может потерять репутацию из-за неквалифицированной деятельности исполнителя.

Утечка информации

Несмотря на наличие контракта, который обеспечивает безопасное сотрудничество, ни одна организация не может быть уверена в том, что аутсорсер не использует предоставленную ему конфиденциальную информацию в собственных интересах. Например, исполнитель может передать коммерческую тайну заказчика его конкурентам.

Снижение оперативности реагирования

Учитывая, что сотрудники аутсорсинговой компании не входят в штат заказчика услуги, существует вероятность запоздалого реагирования на возникновение различных проблем бухгалтерского характера. Из-за этого снижается уровень оперативности принятия управленческих решений.

Кадровый риск

Область использования аутсорсинга значительно ограничены действующим законодательством России, согласно которому разрешен только лишь классический аутсорсинг.

Ценообразование

 

Стоимость аутсорсинга

Для большинства заказчиков система ценообразования бухгалтерского аутсорсинга остается мало понятной. Это обусловлено тем, что данный вид деятельности является комплексным продуктом, состоящим из индивидуально подобранного набора услуг. Их стоимость, в свою очередь, зависит от особенностей управленческих процессов, подходу к организации работы бухгалтерии и числа хозяйственных операций за определенный период времени.

Что входит в стоимость услуг?

В стоимость бухгалтерского аутсорсинга входят такие услуги:

  • текущее ведение бухучета;
  • заполнение авансовых отчетов;
  • формирование кассовой книги, а также книг продаж и покупок;
  • кадровое делопроизводство;
  • подготовка бухгалтерских отчетов и их сдача в государственную налоговую инспекцию;
  • заполнение платежного документа;
  • расчет зарплаты и премиальных вознаграждений;
  • защита интересов компании в налоговой инспекции.

Заказчики могут снизить затраты на аутсорсинговые услуги путем отказа от некоторых функций. Например, налоговое планирование или анализ можно доверить штатным сотрудникам. Уменьшение затрат также может быть обусловлено значительным сезонным снижением нагрузки на бухгалтерский отдел. Экономии способствует правильность и полнота оформления первичных учетных документов, предоставляемых аутсорсеру.

Сравнительная таблица цен на аутсорс в Москве и регионах

Ниже приведена таблица, в которой сравниваются цены на аутсорс в Москве и других регионах России. Стоимость услуг рассчитывается с учетом обработки более чем 100 документов в месяц в компаниях, в которых работает более 20 сотрудников.

Расчет осуществляется для предприятий, работающих на:

  • общей системе налогообложения;
  • 15% упрощенной системе налогообложения;
  • 6% упрощенной системе налогообложения;
  • нулевой отчетности.
Читать
Кредит на открытие бизнеса – как получить, виды кредитов
Регион ОСНО, тыс. руб. УСН 15%, тыс. руб. УСН 6%, тыс. руб. Нулевая отчетность, тыс. руб.
Москва 27 24,5 19 1
Санкт-Петербург 25 21,5 16 1
Воронеж 23 19,5 14 1
Нижний Новгород 22 18,5 13 1

Как выбрать компанию для аутсорса?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Выбор партнера – это трудоемкий процесс, в ходе которого необходимо учитывать множество критериев. Это обусловлено тем, что на рынке аутсорсинговых услуг действует множество злоумышленников, паразитирующая деятельность которых может стать причиной реструктуризации бизнес-процессов.

Чтобы выбрать компанию, руководству организации следует обратить внимание на такие аспекты:

  • количество квалифицированных специалистов, наличие собственного офиса и качественного веб-сайта;
  • открытие новых филиалов и отделений;
  • особенности функционирования системы безопасности аутсорсера, в частности – наличие контроля работы своих сотрудников;
  • скорость отклика на запросы клиентов;
  • возможность использования услуг в тестовом режиме и наличие удаленного администрирования;
  • наличие консультативных услуг;
  • гарантии компании-исполнителя и наличие страховки;
  • отзывы других клиентов о деятельности «провайдера» аутсорсинговых услуг и т.д.

Гарантии компании-подрядчика

Аутсорсинговая компания гарантирует высокое качество предоставляемых услуг посредством имеющихся у нее сертификатов и дипломов. В качестве гарантии также выступает контракт. В этом документе должна быть четко прописана область ответственности исполнителя и санкции, которые будут предъявлены в случае невыполнения возложенных обязанностей.

Наличие/отсутствие тестового режима

Эта услуга позволяет заказчику на практике проверить профессионализм сотрудников аутсорсинговой компании и только потом заключить договор.

Можно с уверенностью сказать, что услуги тестового режима предоставляют только лишь уверенные в себе подрядчики. Поэтому данный фактор является одним из основных при выборе компании для аутсорса.

Репутация компании

Наверное, можно даже не объяснять, почему стоит выбирать тех подрядчиков, которые заработали хорошую репутацию при сотрудничестве с другими организациями. Такие компании, как правило, всегда соблюдают условия конфиденциальности и оказывают исключительно качественные услуги.

Отзывы клиентов

В сети есть множество сайтов, на которых можно найти развернутые отзывы о деятельности различных аутсорсеров. Однако рецензии о работе следует искать не только в интернете. Наиболее простой способ – разузнать о провайдерах аутсорсинговых услуг у своих клиентов и партнеров (если они пользуются такими услугами).

Как правильно взаимодействовать с подрядчиком?

Эффективное сотрудничество с аутсорсинговой компанией возможно только при налаживании тесного контакта. Полное или частичное делегирование прав на ведение бухучета автоматически означает, что заказчик доверяет исполнителю. При такой форме сотрудничества организация сталкивается с серьезными рисками, которые могут ударить по ее репутации и финансовому состоянию. Именно поэтому, кроме доверия необходим контроль.

Его осуществляет привилегированный сотрудник или специальная рабочая группа. Эти специалисты анализируют работу исполнителя в соответствии с ОКВЭД, а также осуществляют:

  • анализ работы бухгалтерской системы аутсорсинга. Оценка деятельности подрядчика должна выполняться на основании обратной связи от партнеров, сотрудников и руководителей;
  • сопоставление имеющихся и запланированных показателей деятельности аутсорсера;
  • обсуждение промежуточных итогов работы аутсорсинговой системы со всеми участниками данного процесса.

В целом контроль работы подрядчика напрямую влияет на качество предоставляемых услуг. Этот факт обусловлен не только мотивационной стороной вопроса. Контроль работы позволяет определить слабые места системы и изменить алгоритм действий с целью оптимизации и повышения качества выполнения всех аутсорсинговых процессов.

Разграничение ответственности с каждой стороны

В договоре между заказчиком и исполнителем должны быть четко определены полномочия и зоны ответственности каждой из сторон. Именно поэтому в аутсорсинге крайне необходимо наличие связующего звена, которое и будет контролировать четкость выполнения обязанностей.

Заказчики, которые не готовы контактировать с исполнителем, могут не рассчитывать на положительный итог сотрудничества. Аутсорсинг – это разделение ответственности. Нельзя просто прийти, и кинуть на стол исполнителю пачку документов, с которыми ему предстоит разбираться.

Заказчик также ответственен за качество предоставляемых услуг. Если он хочет получить качественный продукт, ему следует ознакомить аутсорсера со всеми нюансами своей деятельности. Только так возможно эффективное сотрудничество.

Рейтинг компаний по предоставлению аутсорсинга бухгалтерских услуг

Рейтинг компаний-аутсорсеров

В течение последних нескольких лет в России появился целый ряд аутсорсинговых компаний, которые предоставляют такие услуги:

  • бухучет;
  • архивирование налоговых документов;
  • бухгалтерское сопровождение;
  • консалтинг и т.д.

Рейтинг лучших российских компаний, предоставляющих услуги аутсорса выглядит следующим образом.

  1. «Гориславцев и Ко». Аудиторско-консалтинговая компания «Гориславцев и Ко» осуществляет бухгалтерский аутсорсинг, восстановление бухучета, архивирование бухгалтерских документов и т.д.

 

  1. Аудиторско-консалтинговая компания «АИП». Данная организация осуществляет бухгалтерское сопровождение, налоговый консалтинг, оптимизацию налогообложения, составление налоговой декларации и т.д.

 

  1. «НК-Профаудит». Эта компания оказывает профессиональное бухгалтерское обслуживание организаций, работающих в различных сферах деятельности. Кроме аутсорсинговых услуг организация предоставляет полноценные консалтинговые, юридические и аудиторские услуги.

 

  1. ООО «Манифест». Эта аутсорсинговая компания работает с крупнейшими отечественными организациями. Среди партнеров «Moneyfest» можно выделить «Промсвязьбанк», «Билайн», «М.Видео», «Азбука Вкуса» и другие компании.

 

  1. «Объединенная консалтинговая группа». Эта многопрофильная компания предоставляет аутсорс как в Москве, так и в Санкт-Петербурге. Данная организация предоставляет такие бухгалтерские услуги: полное ведение бухучета, налоговая отчетность для ИП и т.д.

 

Услуга бухгалтерского аутсорсинга имеет свои плюсы и минусы. Популярность такого сотрудничества обусловлена тремя преимуществами – качеством, экономией и надежностью.  Ввиду этих факторов бухгалтерским аутсорсингом активно пользуются как крупные, так и небольшие компании.

Но при этом стоит понимать, что данная услуга сопряжена и с рядом рисков. Прежде всего, заказчик рискует конфиденциальностью коммерческой тайны. Передавая ряд своих обязанностей подрядчику, волей-неволей приходится «раскрывать» исполнителю засекреченные данные. Поэтому чтобы чувствовать себя защищенным, следует грамотно заключать контракт. Правильно составленный договор является гарантией качества услуг оператора аутсорсинговых услуг.

Оцените статью (всего голосов: 0)
>