Тайм-менеджмент: виды, методики, обучение тайм-менеджменту

Время – это наш самый ценный ресурс. Однако большинство людей не умеет им управлять. С целью повышения эффективности его использования была создана специальная технология под названием тайм-менеджмент. Теперь любой может научиться управлять временем при выполнении различных задач и целей.

Что такое тайм-менеджмент? Основные принципы управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса. Существует несколько основных принципов управления временем:

  • планирование и фиксирование плана действий;
  • расстановка приоритетов;
  • фокусировка на главном;
  • анализ опыта.

Планирование и фиксирование плана действий

Планирование и фиксирование плана действий

Планирование – это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.

Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:

  • в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
  • на бумаге (в органайзере или блокноте).

При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.

Наиболее эффективный инструмент для планирования – это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи.  Конечные точки – начало и завершение работы над проектом.

диаграмма ганта

Расстановка приоритетов

Еще один важный принцип тайм-менеджмента – расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики:

  • квадранты Кови;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • принцип мишени.

Квадранты Кови предусматривают деление всех задач на 4 части:

  • важные и срочные;
  • важные, но несрочные;
  • срочные, но неважные;
  • несрочные и неважные.

квадраты Кови

Успешные люди, использующие методы Кови, предпочитают сначала уделять свое внимание второму квадранту. Выполняя важные, но несрочные цели, они экономят время при выполнении других задач.

Самым распространенным вариантом считается принцип Эйзенхауэра. Он предусматривает создание некой анкеты, состоящей из ряда вопросов, позволяющих определить срочность и важность той или иной задачи. Используя этот принцип, можно классифицировать все цели и построить иерархию дел.

Данная методика предусматривает использование матрицы Эйзенхауэра, которая похожа на квадранты Кови. В соответствии с принципами ее построения дела также делятся на срочные и несрочные, важные и неважные.

принцип Эйзенхауэра

К популярным способам расстановки приоритетов также стоит отнести «принцип мишени». В этом случае человек сначала пытается выполнить те задачи, которые первыми попали в его поле зрения. Он не разделяет свои цели на важные и неважные, поэтому, используя этот принцип, не стоит рассчитывать на продуктивные результаты своей деятельности.

Фокусировка на главном

Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.

Данный принцип особенно важен для мам и женщин, которым обычно необходимо выполнить огромное количество дел. Опыт подобного «семейного» тайм-менеджмента говорит о том, что фокус на главном дисциплинирует. Многие мамы, использующие данный принцип, утверждают, что сделав все самое важное утром, они освобождают обеденное и вечернее время.

Анализ опыта

Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.

Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи – на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.

Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.

Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит:

  • правильно расставлять цели;
  • анализировать произошедшие события;
  • планировать свои действия;
  • сохранять порядок в делах;
  • постоянно искать мотивацию.

Виды тайм-менеджмента

Виды тайм-менеджмента

Существует различные подходы к классификации тайм-менеджмента. Большинство специалистов делит эту технику управления временем на 3 вида:

  • личный;
  • профессиональный;
  • социальный.
Читать
Как написать объяснительную записку в примерах и с образцами

Личный

Личный тайм-менеджмент касается только лишь одного человека и может затрагивать как его личное время, так и профессиональную деятельность. Самоменеджмент будет актуален для тех людей, которые не успевают выполнить все свои цели. Их основной проблемой является неправильное распределение времени.

Первое правило личного тайм-менеджмента – планирование своего дня. Вторым принципом самоменеджмента является мотивация. Зачастую залогом успеха и быстрого преодоления любых задач являются «горящие глаза». Если человек получает удовольствие от того, что он делает, можно не сомневаться в достижении необходимого результата.

Профессиональный

Профессиональный тайм-менеджмент, прежде всего, актуален для управленца. Его зачастую используют руководители крупных компаний в процессе разработки графика работы предприятия, отдельного подразделения или конкретного человека.

Профессиональный тайм-менеджмент предусматривает ранжирование степени значимости различных заданий и сроков их выполнения. На основании проведенного анализа руководитель ставит конкретные задачи перед своими подчиненными и в дальнейшем осуществляется контроль их выполнения.

Социальный

Основной задачей социального тайм-менеджмента является оптимизация временных затрат в процессе межчеловеческих взаимоотношений. Если говорить коротко и ясно, то данная технология управления временем предусматривает налаживание эффективной работы группы лиц.

Частный пример этой технологии – согласование процессов в корпорации. Если персонал компании работает слаженно, то она получает высокий уровень доходов. Если же каждый сотрудник не будет работать на команду, то и результат будет негативным, так как в любой сфере деятельности важно взаимодействие.

Каждый из перечисленных видов тайм-менеджмента будет актуален в определенной ситуации. Например, человеку, желающему постоянно самосовершенствоваться и искать новые цели, необходимо использовать самоменеджмент. Если он достиг определенных высот и стал руководителем отдела, филиала или компании, то ему уже придется использовать основы профессионального управления временем. А если рассматривать данную технику по отношению к большому коллективу, то актуальным будет социальный тайм-менеджмент.

Методики тайм-менеджмента

Виды тайм-менеджмента

Сегодня для достижения необходимого результата используется целый ряд методик тайм-менеджмента. Несколько вариантов уже были описаны в разделе «Расстановка приоритета». Однако на этом перечень методов, позволяющих эффективнее управлять своим личным и профессиональным временем, не исчерпывается.

В список лучших современных приемов тайм-менеджмента входят:

  • ABC-анализ;
  • Правило Парето;
  • Хронометраж;
  • составление списка задач.

ABC-анализ

Эффективный тайм-менеджмент зачастую строится на таком методе, как ABC-анализ. В соответствии с принципами данной методики все цели можно разделить на 3 категории – A, B и С.

  1. А-задачи – это наиболее важные и неотложные дела, которые следует выполнить в первую очередь.

Такие задачи отличаются своей трудоемкостью. Для обеспечения должного уровня продуктивности рекомендуется выполнять как минимум 2 подобных дела в день. В противном случае можно потерять рабочий темп.

  1. В-задачи – это цели средней важности.

Зачастую исполнение данных дел не зависит от вас. Поэтому некоторые В-задачи можно делегировать своим подчиненным. Правила эффективного тайм-менеджмента предусматривают выполнение 2-3 заданий такого плана в день.

  1. С-задачи – это наименее важные дела, на выполнение которых может быть потрачена уйма времени.

Но такие цели обычно несут обязательный характер. Поэтому их достижение лучше доверить подчиненным. Если же такой возможности нет, то от выполнения подобных задач лучше отказаться или уделить им не больше 45 минут в день.

Этот метод тайм-менеджмента и управления временем считается одним из самых эффективных. Соблюдая вышеуказанные правила, можно добиться требуемых результатов в любой сфере деятельности.

Правило Парето

В тайм-менеджменте активно используется такой метод, как «Правило Парето». Оно было сформулировано в 1897 году итальянским экономистом Вильфредо Парето. Суть этого правила состоит в том, что 20% приложенных усилий и вкладываемых средств обеспечивают 80% конечного результата.

Для лучшего понимания принципа Парето стоит рассмотреть конкретный пример. Предположим, что вам необходимо найти ответы на конкретные вопросы в одной из энциклопедических книг. В соответствии с правилом Парето, вы найдете 80% требуемой информации в 20% объемах текста.

Если человек знает, что ему нужно найти, он не будет перечитывать все книги. Он просто возьмет необходимый экземпляр, пролистает его и внимательно изучит лишь отдельные страницы. За счет этого можно сэкономить сразу 80% своего времени.

Хронометраж

Основные положения тайм-менеджмента также предусматривают использование методики «Хронометраж». Эта техника предназначена для:

  • мониторинга временных затрат;
  • мотивирования;
  • определения затрат времени на конкретные виды работ;
  • выявление так называемых «воров времени» (например, бессмысленный интернет-серфинг).

Для использования этого метода необходимо несколько инструментов: блокнот, ручка, часы, диктофон, специальные гаджеты и софт. Вооружившись ими, можно приступить к учету затрат времени. Условно их можно разделить на 4 категории:

  • рутина;
  • потери;
  • сон и отдых;
  • главное.

Под рутиной подразумеваются регулярные домашние и рабочие дела. К этой категории также можно отнести составление отчетов, посещение собраний и т.д. Под потерями стоит понимать время, потраченное на дорогу, интернет-серфинг, бессмысленные разговоры и выполнение ненужных дел.

Что такое сон и отдых, наверное, понятно каждому. А вот в категории «Главное» стоит отметить время, потраченное на:

  • общение с семьей и близкими;
  • развивающие занятия (чтение, рисование и т.д.);
  • активную рабочую деятельность;
  • занятия спортом и т.п.
Читать
Умные деньги. Шесть главных финансовых технологий этого года

Конечно же, большую часть своего времени следует тратить на дела, представленные в категории «Главное».

При использовании методики «Хрономтраж» необходимо вести своеобразный дневник. Он может выглядеть таким образом:

Как видно из этого примера, за 4 часа сотрудник эффективно работал только лишь на протяжении 90 минут. Остальное время он потратил на рутину, потери и отдых.

Проанализировав таким образом свою деятельность на протяжении нескольких дней, можно получить общую картину того сколько времени тратится без пользы и увидеть реальный объем эффективно проведенного времени.

Кроме того, можно сделать вывод о том, какие дела лучше выполнять одновременно. Например, возвращаясь к вышеуказанному случаю, можно обедать и обсуждать с коллегами последние новости. Для этого не нужно выделять дополнительные 30 минут рабочего времени.

Составление списка задач

Выставление приоритетных задач является базовым инструментом тайм-менеджмента. Но для этого сначала необходимо составить список дел, он поможет оценить текущую ситуацию и уровень загруженности. При этом перечень необходимо постоянно обновлять, удаляя выполненное и записывая новые цели.

Составление списка дел и их ранжирование – это только начало пути. Результат будет виден только после их выполнения. Поэтому важнейшее значение имеет самомотивация. Следует придумать небольшие вознаграждения за выполнение всего списка или самых неприятных его частей. Призом может быть:

  • чашечка кофе;
  • перекур;
  • любимое лакомство и т.д.

Успешное выполнение дел из перечня требует системного подхода. Не нужно упрямо идти по списку. Если сейчас нет возможности выполнить какое-то задание, то стоит перейти к следующему пункту. Подобное управление изменениями позволит добиться максимальной продуктивности.

Перечисленные методики, прежде всего, предназначены для систематизации действий. Они помогают понять, как из-за беспорядка тратится самый ценный и невосполнимый ресурс – время. Эти техники тайм-менеджмента позволяют найти правильную мотивацию и сделать следующий шаг на пути своего развития.

Литература и обучение тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент

Сегодня существует огромное количество различных книг, тренингов и практикумов, направленных на изучение основ тайм-менеджмента. Причем современная литература доступно расскажет об основных принципах этого направления как для взрослых, так и для детей.

Среди наиболее востребованных источников обучения тайм-менеджменту стоит отметить самые популярные.

Книга «Тайм-Драйв»

Автор – Глеб Архангельский. В этой книге в доступной форме рассказывается о том, как правильно расходовать невосполнимый ресурс времени. Для понимания основных принципов тайм-менеджмента автор приводит реальные примеры. Кроме того, он пошагово объясняет как стать успешным, рационально используя временные ресурсы. Глеб Архангельский также является автором книг «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Формула времени».

Книга «Тайм-менеджмент»

Автор – Брайан Трейси. Прочитав эту книгу, можно научиться справляться с бесконечными отвлекающими факторами и побороть такую проблему, как прокрастинация (откладывание дел на потом). Автор также учит определять ключевые задачи и неважные дела, которые можно делегировать другим.

Тренинг «Экстремальный тайм-менеджмент»

По окончанию курса можно научиться выходить победителем из любой критической ситуации с ограниченным количеством времени. Подобный экстрим-тренинг учит достигать целей, отбрасывая все лишнее и побеждая обстоятельства. Программы управления временем в критических ситуациях научат находить новую мотивацию, избегать негативных мыслей и добиваться результата в условиях хаоса.

Тренинг «Корпоративный тайм-менеджмент»

В ходе обучения можно научиться расставлять правильные акценты в процессе управления компанией. Программа данного тренинга предусматривает изучение целеполагания по технологии SMART (поставленная цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и определенной по времени). В ходе обучения также изучаются основы планирования времени, диаграмма Ганта, техника расстановки приоритетов и эффективные способы делегирования.

Практикум по тайм-менеджменту И. С. Калинина

В ходе обучения слушатели узнают, как управлять своим временем, чтобы достичь всех поставленных целей, затратив на это минимум усилий. Практикум позволяет лучше понять основные принципы и методики тайм-менеджмента. Такой курс будет актуален для психологов, менеджеров различного профиля, консультантов, бизнес-коучей и всех, кто заинтересован в оптимизации своей жизни.

Практикум «Сбалансированное планирование»

Аудиторией этого курса являются рекрутеры и менеджеры по персоналу. В ходе обучения будет осуществлена презентация современных методов и инструментов планирования. Кроме того, слушатели курса на практике познакомятся с балансовой моделью, обеспечивающей эффективную затрату времени и энергии. По окончании обучения можно будет забыть о таких понятиях, как работа «на износ», хронический стресс или «профессиональное выгорание».

Сегодня тайм-менеджмент актуален как никогда. Развитие современных технологий заставляет людей двигаться в разы быстрее. Любое промедление может стоить очень дорого. Увеличение темпа современной жизни заставляет повысить скорость мышления и устранить любые временные потери. Именно для этого активно используются такие инструменты тайм-менеджмента, как планирование, делегирование и расстановка приоритетов. Правильное управление своим временем является залогом успеха как в личной жизни, так и в карьере.

Оцените статью (всего голосов: 0)
>